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Jul 24, 2023

Le défenseur public du comté de LA met à niveau son système de gestion de cas avec AWS

Erin Brereton a écrit sur la technologie, les affaires et d'autres sujets pour plus de 50 magazines, journaux et publications en ligne. Lorsque Mohammed Al Rawi a rejoint le Los Angeles County Public

Erin Brereton a écrit sur la technologie, les affaires et d'autres sujets pour plus de 50 magazines, journaux et publications en ligne.

Lorsque Mohammed Al Rawi a rejoint le bureau du défenseur public du comté de Los Angeles en tant que premier CIO en 2019, réduire la consommation de papier de l'organisation et faciliter l'accès aux informations relatives aux affaires étaient des objectifs centraux.

Ce qu’Al Rawi a cependant découvert, c’est une variété de systèmes existants – y compris ce qu’il décrit comme des écrans verts basés sur la programmation COBOL datant des années 1960 – utilisés pour gérer les informations liées aux cas.

Ainsi, le bureau du défenseur public a commencé à étudier les options disponibles pour un système de gestion des dossiers. Au-delà de la nécessité de numériser 160 millions de dossiers et environ 100 000 boîtes de papier contenant des informations pertinentes sur les dossiers, le bureau a également dû trouver un moyen de traiter les documents que le bureau reçoit régulièrement des partenaires du système judiciaire, tels que les forces de l'ordre, ce qui pourrait impliquer des fichiers physiques supplémentaires.

« Nous travaillons avec de nombreuses agences judiciaires qui fournissent encore des informations sous forme papier ; des milliers de documents nous sont physiquement livrés », explique Al Rawi. « Vous pouvez transformer votre organisation, mais que faites-vous des sources externes d’informations analogiques ?

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Initialement, le bureau du défenseur public du comté de Los Angeles a envisagé de recruter du personnel de saisie des données pour saisir les informations dans un système central, mais il s'est rendu compte que l'embauche de personnes pour remplir ces fonctions serait une entreprise considérable.

« Lorsque nous avons fait le calcul, nous avons constaté qu'il fallait en moyenne 24 minutes par dossier pour saisir les informations pertinentes d'un rapport de police », explique Al Rawi. « Nous recevons des documents de 99 agences d’arrestation. C'est un immense comté ; nous avons 10 millions d'habitants. Nous aurions dû déployer des dizaines d’employés chargés de la saisie des données sur plus de 30 sites à travers le pays.

Le bureau du défenseur public a plutôt commencé à examiner des alternatives technologiques qui lui permettraient de convertir des fichiers papier en fichiers numériques.

Après avoir discuté avec plusieurs fournisseurs et mené un projet pilote de validation de principe avec Amazon Web Services, Al Rawi explique qu'il a décidé d'utiliser trois des solutions de l'entreprise : Amazon Textract pour la saisie des documents ; Amazon Comprehend, un service de traitement du langage naturel capable d'identifier des informations et des relations dans un texte via l'apprentissage automatique ; et Amazon S3, le service de stockage d'objets cloud d'AWS.

Ensemble, ces solutions ont aidé le bureau du défenseur public du comté de Los Angeles à traiter un grand volume de documents et de rapports provenant de plusieurs agences, explique Kim Majerus, vice-président d'AWS pour l'éducation du secteur public américain et les gouvernements étatiques et locaux. Les avocats peuvent désormais accéder rapidement aux informations numérisées relatives aux dossiers au lieu d'avoir à trimballer des tonnes de papier au tribunal.

« Au sein du gouvernement, en particulier, nous voyons de nombreux systèmes hérités », explique Majerus. « Les dirigeants du bureau du défenseur public ont vraiment vu l'opportunité de rationaliser et d'être plus efficace. Cela offre au défenseur – le véritable employé du comté de LA – un environnement plus agile ; au lieu de chercher quelque chose, il est à portée de main. Il est plus facile d'extraire les informations afin qu'ils puissent mieux soutenir chaque cas.

Mohammed Al Rawi, directeur informatique du bureau du défenseur public du comté de Los Angeles

Les scanners HP présents dans pratiquement tous les bureaux ont été programmés avec des codes QR qui peuvent être joints à un document lorsqu'un avocat ou un membre du personnel d'assistance le scanne. Le système identifie automatiquement le dossier, le type de document et le dossier vers lequel il doit être acheminé.

Étant donné que les documents d'une agence d'arrestation contiennent généralement des types d'informations cohérents, le système basé sur AWS est capable d'utiliser l'intelligence artificielle pour identifier et extraire chaque section d'une page. Les capacités d'apprentissage automatique aident le processus à devenir plus nuancé et précis à mesure qu'il est exécuté, explique Al Rawi.